Besuchermanagement
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Besuchermanagement bezieht sich auf eine Reihe von Verfahren oder Hardware-Ergänzungen, die Administratoren verwenden können, um die Nutzung eines Gebäudes oder Geländes zu überwachen. Durch das Sammeln dieser Informationen kann ein Besuchermanagementsystem die Nutzung von Einrichtungen durch bestimmte Besucher aufzeichnen und die Dokumentation des Aufenthaltsortes von Besuchern bereitstellen.[1]
Befürworter eines informationsreichen Besuchermanagementsystems sehen in der erhöhten Sicherheit, insbesondere in Schulen, einen Vorteil.[2] Da immer mehr Eltern Maßnahmen von den Schulen fordern, die Kinder vor Sexualstraftätern schützen, wenden sich einige Schulbezirke modernen Besuchermanagementsystemen zu, die nicht nur den Aufenthalt eines Besuchers verfolgen, sondern auch die Informationen des Besuchers mit nationalen und lokalen Verbrechensdatenbanken abgleichen.[3]
Besuchermanagement-Technologien
Computergestützte Besuchermanagementsysteme
Grundlegende computergestützte oder elektronische Besuchermanagementsysteme nutzen ein Computernetzwerk, um Besucherinformationen zu überwachen und zu erfassen. Sie laufen in der Regel auf einem iPad oder einem berührungslosen Kiosk.
Ein elektronisches Besuchermanagementsystem verbessert die meisten Nachteile eines Stift-und-Papier-Systems.[4] Die Besucher-ID kann mit nationalen und lokalen Datenbanken sowie mit internen Datenbanken abgeglichen werden, um potenzielle Sicherheitsprobleme zu erkennen.[5][6] Diese Systeme scannen in einigen Fällen den Ausweis des Besuchers und gleichen den Scan mit Verbrecher- und Sexualstraftäter-Datenbanken ab.[7]
Besuchermanagement-Software als Service
Die traditionelle lokale Besuchermanagement-Software gilt als teuer und wartungsintensiv, da sie Überschneidungen in den Zuständigkeiten von Betrieb, Facility Management und IT mit sich bringt. Zudem ist es schwierig, ein einheitliches System an mehreren Unternehmensstandorten mit unterschiedlichen Prozessen und Anforderungen einzuführen.[8][9]
SaaS-Besuchermanagement-Software für Schulen ermöglicht es Administratoren, Besucher beim Betreten zu überprüfen, oft auch auf den Status als Sexualstraftäter, und unbefugten Personen den Zutritt zu verwehren.[10]
SaaS-Besuchermanagement-Software für die Immobilienbranche ermöglicht es Vermietern und Verwaltern, Zugangsrechte aus der Ferne zu steuern und zu überwachen, ohne physische Schlüssel und Chipkarten an neue Mieter übergeben zu müssen.[11]
SaaS-Besuchermanagement-Software für Gewerbebüros ermöglicht es Facility Managern, den Empfangsbereich ihres Gebäudes zu automatisieren. Befürworter dieser Art von Systemen führen eine Vielzahl von Vorteilen an, darunter sowohl Sicherheit als auch Datenschutz. Viele moderne SaaS-Besuchermanagementsysteme sind Tablet-basierte Apps und als Thin-Client-Lösungen konzipiert, die als Software-as-a-Service in der Cloud betrieben werden.
Besuchermanagementsysteme auf Smartphones
Smartphone-basierte Besuchermanagementsysteme funktionieren ähnlich wie web-basierte Systeme, aber Gastgeber können Echtzeit-Benachrichtigungen oder -Warnungen direkt auf ihrem Gerät erhalten. Gastgeber können den Besuch von Gästen je nach ihren Interessen oder ihrer Verfügbarkeit erlauben oder ablehnen.
Smartphone-basierte Besuchermanagementsysteme ermöglichen auch Funktionen wie automatische und kontaktlose Anmeldung mithilfe von Technologien wie QR-Codes und Geofencing.
Integrationen mit anderen Systemen
Cloud-basierte Besuchermanagementsysteme bieten die Integration mit anderen Systemen zur Arbeitsplatzverwaltung, wie etwa Kommunikations-Apps, Zutrittskontrolle, Datenberichterstattung und WLAN-Zugangsdaten. Ein integriertes Besuchermanagementsystem organisiert, strafft und sammelt wichtige Daten, die Facility Manager nutzen können, um ihre Arbeitsplätze besser zu verstehen und gleichzeitig ein optimales Erlebnis für Mitarbeiter und Besucher zu schaffen.
Die Bereitstellung einer offenen API ermöglicht es modernen Besuchermanagementsystemen, sich uneingeschränkt in jede Software und jeden Arbeitsablauf zu integrieren.
Datenschutz
Besuchermanagementsysteme unterliegen den Datenschutzbestimmungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union und dem California Consumer Privacy Act (CCPA) in den Vereinigten Staaten. Da diese Systeme personenbezogene Daten wie Namen, Fotos und Details von amtlichen Ausweisen erfassen, sind die Betreiber verpflichtet, die Einwilligung einzuholen, über die Datennutzung zu informieren und eine sichere Speicherung sowie die rechtzeitige Löschung der Datensätze zu gewährleisten. Die Nichteinhaltung kann zu rechtlichen Sanktionen und finanzieller Haftung führen.[12][13][14]
Daten- und Berichtsfunktionen
Viele Besuchermanagement-Plattformen bieten zusätzlich zu den grundlegenden Check-in-Funktionen auch Berichts- und Analysefunktionen. Diese Tools erstellen Besucherprotokolle in Echtzeit, die in Notfällen und bei Compliance-Audits genutzt werden können. Sie ermöglichen es Administratoren auch, historische Daten wie Stoßzeiten für Besucher oder wiederholte Besuche zu überprüfen. Die gesammelten Informationen können zur Verbesserung des Gebäudebetriebs, zur Anpassung des Personaleinsatzes und zum Nachweis der Einhaltung von Sicherheitsanforderungen am Arbeitsplatz verwendet werden.[15]
Arten von Besuchermanagementsystemen
- Stift- und Papier-basiertes System
- Lokale Software (On-Premise)
- Cloud-basierte Software
Anwendungsfälle
- Krankenhäuser[16]
- Schulen
- Gewerbegebäude
- Büros
- Kongresszentren/Fertigungsbetriebe (für das Auftragnehmer-Management)
- Co-Working-Spaces