Wikipedia:WikiCon-Handbuch/Team

Teamfindung und -Zusammensetzung

Die Teamfindung bis 2019 ging in der Regel mit der Entscheidung über die Ausrichtungsregion einher. Wohnen Beteiligte eines Teams in der jeweiligen Region, so sind vorhandene Kontakte hilfreiche Quellen für die Arbeit des Teams. Aufgrund der durch die COVID-19-Pandemie deutlich intensivierten Nutzung von Online-Zusammenarbeiten hat sich jedoch auch gezeigt, dass eine überwiegend virtuelle Arbeit des Orga-Teams auf produktive Weise möglich ist. Das Prinzip, dass sich interessierte Menschen aus dem D-A-CH-Raum zusammenfinden und gemeinsam die WikiCon organisieren, hat sich seit 2021 bewährt. Es ist aber trotzdem von Vorteil, wenn sich mindestens ein Teammitglied vor Ort gut auskennt und über Kontakte zu möglichen Stakeholdern aus Politik, Kultur, Wissenschaft, der Open-Bewegung, Medien oder potentiellen Veranstaltungsorten verfügt.

Die Gruppe der Hauptorganisierenden sollten idealerweise aus fünf bis acht Personen bestehen. Die Ehrenamtlichen sollten sich verbindlich dazu bereit erklären, über einige Monate hinweg auf die Ausrichtung der Konferenz hinzuarbeiten. Eine Gruppe profitiert von unterschiedlichen Charakteren mit verschiedenen Stärken und Hintergründen. Es ist immer auch mit Ausfällen im Team zu rechnen. Ein „zu“ großes Organisationsteam trägt erfahrungsgemäß eher nicht zu einer Steigerung der Produktivität bei, da u. a. längere Abstimmungsprozesse die Responsivität herabsetzen. Hierbei kann die Arbeit in Kleingruppen ein sinnvoller Ansatz sein, dabei muss jedoch ein konstanter und zuverlässiger Kommunikationsfluss zwischen den Gruppen sichergestellt werden.

Die folgende Übersicht soll aufzeigen, wie eine ausgewogene Zusammensetzung eines Ehrenamtlichenteams aussehen kann. Je nach Zusammensetzung des Teams kann ein ehrenamtlicher Teamleader von Vorteil sein oder sich eher nachteilig auswirken (zu starke Fokussierung der Aufgaben und Verantwortung auf eine Person, ggf. einschüchternde Wirkung und Lähmung von Gestaltungsmöglichkeiten weiterer Teammitglieder).

Fähigkeiten aller Teammitglieder

• Teamfähigkeit und Kompromissbereitschaft
• Affinität zu freiem Wissen und Erfahrungen in den Wikimedia-Projekten
• Bereitschaft zur Teilnahme an regelmäßigen Videokonferenzen und gelegentlichen Treffen vor Ort (optional); technisches Equipment zur Teilnahme an Videokonferenzen (hierbei können die Wikimedia-Vereine unterstützen)
• Offenheit gegenüber (Online-)Werkzeugen zur besseren Zusammenarbeit in Teams (Chatprogramme, digitale Ablagen, Online-Whiteboards, Programmplanungstool o. Ä.)
• Bereitschaft, insbesondere in den Wochen vor und während der WikiCon die Organisation mit viel Engagement zu unterstützen
• Bereitschaft, anfallende Aufgaben auch kurzfristig zu übernehmen

Stärken, die im Team vorhanden sein sollten

• sehr gute Vernetzung in Wikipedia-Communitys
• umfangreiche Erfahrung im Umgang mit MediaWiki
• gutes schriftliches Ausdrucksvermögen für die Kommunikation in Richtung der Zielgruppe „Community“
• Erfahrungen mit Konferenzen im Wikimedia-Umfeld (z. B. Teilnahmen an WikiCons oder Wikimanias)

Weitere hilfreiche Fähigkeiten, die optional im Team vorhanden sind

• Erfahrung im Projektmanagement
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen
• Erfahrung im Umgang mit Medien bzw. Presse
• gute Vernetzung in Wikimedia-Schwesterprojekten
• gute Vernetzung in der lokalen Politik, Kultur, Medien, Open-Bewegung oder Wissenschaft

Zusammenarbeit und Arbeitsmittel

Nachdem sich das Team gefunden hat, lädt Wikimedia Deutschland zu einem Kick-off-Meeting ein. Bei diesem tauschen sich die Ehrenamtlichen gemeinsam mit den Hauptamtlichen zu den ersten Ideen und Zielen aus, die Hauptamtlichen geben Einblicke in die Arbeit der Teams in den Vorjahren. Es werden anschließend die Rahmenbedingungen, Unterstützungsmöglichkeiten und Aufgabenverteilungen in der Zusammenarbeit geklärt. Wikimedia Deutschland erstellt dazu eine Übersicht der Arbeitspakete. Für manche Arbeitspakete liegt die Hauptverantwortung bei den Ehrenamtlichen (dies umfasst z. B. das Projektkonzept, Programm und Rahmenprogramm sowie die Community-Kommunikation), hier unterstützen Hauptamtliche bei Bedarf. Für andere Arbeitspakete liegt die Hauptverantwortung bei den Hauptamtlichen (z. B. logistische Belange von Location, Catering und Hotels bis zur hybriden Umsetzung mit ihren technischen Rahmenbedingungen, Management von Teilnehmenden, Vortragenden und Helfenden oder auch Kommunikationsplanung und Printprodukte), die Ehrenamtlichen arbeiten hier vor allem in der inhaltlichen Ausgestaltung federführend mit und werden bei Entscheidungsfindungen zu logistischen und prozessualen Themen aktiv einbezogen.

Bevor mit der eigentlichen Arbeit begonnen wird, sollte sich das Team mit Wikimedia Deutschland auf gemeinsame Kommunikationsmedien und Arbeitsmittel einigen. Es ist hilfreich, sich auf wenige, aber effektive Kanäle zur Kommunikation untereinander zu beschränken. Der Nutzen neuer Tools sollte abgewogen werden, da die sinnvolle Verwendung eine Einarbeitung erfordert. Eine gemeinsame Dateiablage und ein gemeinsamer niedrigschwelliger Kommunikationskanal sind zwingend erforderlich. Die Zugänglichkeit aller wichtigen Informationen an einem Ort erleichtert die Zusammenarbeit.

In Zusammenarbeit mit Wikimedia Deutschland hat sich als Dateiablage Google Drive etabliert, da der Verein mit diesem Medium standardmäßig arbeitet und das kollaborative Arbeiten einfach möglich ist. In der Vergangenheit wurden von den Ehrenamtlichen unter anderem auch teaminterne Wikis verwendet, von diesem Medium sind die Teams jedoch seit 2017 eher abgerückt.

Zur niederschwelligen Kommunikation hat sich besonders der Einsatz eines Chattools als effektiv erwiesen. Es dient für kurze Updates zwischendurch, einfache Absprachen können getroffen und die Stimmung unter den Teammitgliedern leicht erfasst werden. Ein durchgehend niedrigschwelliger Kommunikationsfluss kann darüber aufrechterhalten werden. Seit 2022 hat sich dafür Mattermost als von Wikimedia Deutschland zur Verfügung gestelltes Tool etabliert.

Regelmäßige Videokonferenzen zwischen allen Teammitgliedern sind zwingend erforderlich zum gegenseitigen umfassenden Update und der Diskussion von Themen. Vom Beginn der Planungen bis etwa vier Wochen vor der Veranstaltung haben sich ein zweiwöchentlicher Rhythmus und ab dann wöchentliche Videokonferenzen bewährt. Videokonferenzen müssen vorbereitet werden. Moderation und Protokollierung sollten im Vorfeld festgesetzt werden. Eine Person sollte darauf hinwirken, dass jedes Teammitglied die ihm wichtigen Punkte in die Agenda der nächsten Sitzung aufnimmt, damit alle Teilnehmenden sich auf diese Themen vorbereiten können. Zur besseren Planung ist es hilfreich, Einladungen zu Terminen immer per Kalendereinladung zu versenden. Ein gut geführtes Protokoll erleichterte es Personen, die am Termin nicht teilnehmen konnten, den Überblick zu behalten.

Das Team kann erwägen, Projektmanagementtools einzusetzen, um Aufgaben übersichtlich darzustellen und um gemeinsame To-do-Listen zu pflegen. Wikimedia Deutschland kann dafür Asana zur Verfügung stellen. Ein gemeinsamer Projekt(struktur)plan kann den Beteiligten einen Überblick der anstehenden Arbeitspakete und des erforderlichen zeitlichen Aufwands vermitteln.^[1]

Nachdem das Kick-off-Meeting stattgefunden und das Team mit der Arbeit an den Aufgabenfeldern begonnen hat, kann ein weiteres persönliches Treffen sinnvoll sein (zum Beispiel gemeinsame Begehung möglicher Event-Locations oder der jeweiligen Event-Location nach Zuschlag). Die in der Zwischenzeit aufgetretenen Fragen können hier gut geklärt und weitere Vorgehensweisen besprochen werden. Allgemein können persönliche Treffen in Erwägung gezogen werden, wenn umfangreiche Absprachen notwendig sind.

Anmerkungen und Verweise

1. [1]

   Hier findet sich beispielhaft der 2016 verwendete Projektstrukturplan in gekürzter Form.

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