普通郵便等の配達は、宅配便の配達と違い、郵便受けに配達するので、宛名の人物が住んでいるかどうか（転居していないか）の確認を配達時に対面で行えない。そのため、その住所に（その部屋に）誰が住んでいるか配達員が把握していないと、ただ単に住所通りに配達するだけでは、住んでいない人宛て（転居した人宛て）の郵便物を配達してしまう誤配達が起きてしまう。
誤配達を防ぐため、郵便局では、地域の全住民の居住者リストを作成しており、これを配達原簿という。原簿には、主に「番地」「部屋番号」「世帯主名・会社名」「家族名」「同居人名」「転居者名」などが記載されている。戸建だけでなく、集合住宅の全部屋の住民の名前も載っている。
配達員は、配達出発前に局内で、郵便物と原簿を照らし合わせて、宛名の人物が住んでいるかの確認（居住確認）を行う。また、配達原簿は、配達順に住民名が記載されているので、スムーズに配達できるのである。
住民が転出したことを局員が把握したときはその名前が原簿から編集され、転入したことを把握したときはその名前が記録される。