Geschäftszeichen
Instrument, um in der Verwaltung Schriftstücke einem Geschäftsfall bzw. Vorgang zuordnen zu können
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Das Geschäftszeichen wird im Schriftverkehr der Verwaltung verwendet, um Schriftstücke einem Geschäftsfall bzw. Vorgang zuordnen zu können.
Bestandteile des Geschäftszeichens können sein:
- ein Kurzzeichen des zuständigen Bearbeiters oder – vor allem in förmlicheren Organisationen – der zuständigen Abteilung (Leitzeichen)
- ein Aktenzeichen (thematisches Kennzeichen gemäß einem Aktenplan)
- eine Tagebuchnummer oder ein anderes Vorgangskennzeichen
- ein Dokumentenkennzeichen
Es ist im Schriftverkehr üblich, in Antworten das Geschäftszeichen des Empfängers zu zitieren.
In der Praxis wird oft lediglich verkürzt das Vorgangs- oder Dokumentenkennzeichen der entsprechenden Fallakte benutzt (Name, Vertrags-, Personal-, Schadensnummer usw.).
In einer Richtlinie[1] des Bundesministeriums des Innern heißt es:
„Das Geschäftszeichen besteht aus dem Kurzzeichen der zuständigen Organisationseinheit, dem Aktenzeichen und ggf. einem Vorgangs- und Dokumentenkennzeichen.“
Nur im Bereich der Justiz bildet das (anders definierte) Aktenzeichen zugleich die Geschäftsnummer.
Weblinks
- Definition der Archivschule Marburg, mit Literaturhinweisen, 2010 ( vom 5. Oktober 2013 im Internet Archive)