Open Archival Information System

OAIS no muestra el diseño concreto de un programa, más bien ofrece una serie de pistas que sirven para estandarizar la forma en que los materiales a preservar deben ser gestionados, desde su ingreso hasta el acceso público. Estas pistas deben ser adaptadas por cada institución a sus propias necesidades.^[3]

Es un modelo de referencia que pretende reducir los malentendidos, y según la propia definición del protocolo OAIS, un modelo de referencia es:^[4]

“Un marco para la comprensión de las relaciones importantes entre las entidades de un mismo entorno y para el desarrollo de los estándares o especificaciones básicas que apoyan ese entorno. Un modelo de referencia se basa en un pequeño número de conceptos unificadores y puede ser utilizado como base para la educación y para explicar los estándares a alguien no especialista”

A framework for understanding significant relationships among the entities of some environment, and for the development of consistent standards or specifications supporting that environment. A reference model is based on a small number of unifying concepts and may be used as a basis for education and explaining standards to a non-specialist.

El entorno OAIS implica la interacción entre cuatro entidades: productores de información (Producer), usuarios de información (Consumer, o la comunidad designada, Designated Community), gestor (Management), y el propio archivo. El componente gestor del entorno OAIS no es una entidad que realice actividades cotidianas de mantenimiento de un archivo sino una persona o grupo que establece las políticas para el contenido del archivo.

El modelo OAIS también define un modelo de información. Los elementos físicos o digitales que contienen información son conocidos como objetos de datos (Data Object). Los miembros de la comunidad designada de un archivo deberían ser capaces de interpretar y entender la información contenida en un objeto de datos bien por su sólida base de conocimientos o con la asistencia de la "información de representación" (Representation Information) suplementaria que se incluye con el objeto de datos.

Un paquete de información (Information Package) comprende los siguientes objetos de información:

• Información sobre el contenido (Content Information): la cual incluye el objeto de datos y su información de representación
• Información relativa a la conservación (Preservation Description Information): contiene la información necesaria para conservar información vinculada al contenido (como información sobre la procedencia del elemento, identificadores únicos, una suma de verificación u otros datos de autenticación, etc.)
• Información de encapsulado (Packaging Information): mantiene los componentes del paquete de información juntos
• Información descriptiva (Descriptive Information): metadatos sobre el objeto que permiten al objeto ser localizado posteriormente usando las funciones de búsqueda y recuperación del archivo

Hay tres variantes del paquete de información en el modelo de referencia OAIS:^[5]

• Paquete de información de ingreso (SIP, Submission Information Package): que es la información (el objeto, junto con los metadatos asociados) enviada desde el productor hacia el archivo
• Paquete de información de archivo (AIP, Archival Information Package): que es la información almacenada por el archivo para su gestión y preservación
• Paquete de información de difusión (DIP, Dissemination Information Package): que es la información enviada a un usuario cuando así lo solicite. El DIP contiene, además del objeto en sí mismo, los metadatos y cualquier otra información o aplicación necesaria para que el usuario sepa utilizarlo.

Estos tres paquetes de información pueden o no ser idénticos entre ellos.

Según el modelo OAIS, un archivo digital debe componerse de seis procesos básicos,^[3] que podemos ver reflejados en el siguiente gráfico:

Cuatro de ellos son actividades a las que se somete el material almacenado:

• Incorporación/ingesta (ingest): Los paquetes de información llegan desde los productores y, tras someterlos a diversos controles, se procede a su ingreso en el sistema de preservación.
• Almacenamiento/Almacén del archivo (archival storage): En este proceso, los ficheros de datos son almacenados en un soporte físico y se proporcionan los servicios necesarios para el almacenamiento, mantenimiento y recuperación.
• Gestión/Administración de datos (data management): Se gestionan los metadatos de los ficheros: los originales, que formaban parte del IP, los que fueron creados en el proceso de ingesta y todos aquellos que se generen a lo largo de la vida de los ficheros.
• Acceso/difusión (access/dissemination): Se da soporte a los usuarios para posibilitar la recuperación y acceso a la información preservada.

Y dos hablan del funcionamiento del depósito:

• Planificación para la preservación (preservation planning): En este proceso se deciden las políticas que se van a aplicar, se monitorea el entorno y se sigue una vigilancia tecnológica para detectar cuando un formato se vuelve obsoleto y proceder a la migración a un nuevo formato. La finalidad es asegurar que la información permanezca disponible en el futuro.
• Administración/Gestión del depósito (archive administration): Desde aquí se proporciona el soporte técnico a toda la operación global de preservación.