Organización administrativa

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En sentido lato, los sistemas administrativos pueden definirse como, la red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrado tendiente al logro de fines. Tienen como materia prima la información, analizada desde tres aspectos: dato, información e informe. Es decir, son el conjunto integrado de procedimientos, necesarios para realizar las actividades de la organización, que generan datos sobre dichas actividades, que se procesan adecuadamente para su control.

En sentido estricto, un sistema administrativo es la función que, mediante un conjunto integrado de procedimientos que prescriben tareas e incorporan información y decisión, permite alcanzar los objetivos de la organización. Estos procedimientos implican el uso, generación y transformación de datos en el desarrollo de las actividades. Los datos, registrados en distintos soportes, son procesados para convertirse en información útil para la conducción y el control. Su carácter es independiente del área, ya que está presente en toda actividad que trate información dentro de la organización.^[4]

Entonces, el sistema administrativo de una organización es el conjunto que, mediante el procesamiento de los elementos administrativos derivados de las tareas, genera la información necesaria para todos los niveles y provee los registros que la sustentan. Constituye el medio por el cual las políticas del nivel superior se traducen en decisiones operativas cotidianas. A través de él se registran, conservan y transmiten los soportes informativos de dichas decisiones. Asimismo, permite captar, elaborar y comunicar datos a los centros decisorios, posibilitando el control y el cierre del circuito de actividades.^[4]Los datos de las operaciones son capturados a medida en que estas se realizan, para luego procesarlos según los requerimientos de información de los distintos niveles decisorios.

Aquí el término administrativo es aplicable a toda actividad que requiere de información o que la genera en cualquier tipo de soporte. Esto es independientemente del sector donde se realiza la actividad, es decir, puede haber tareas o trabajo administrativo en el área de producción, almacenamiento, comercial, finanzas, además del propio área administrativa. Que tan deslocalizada estén las tareas dependerá en general del tamaño de la organización, en PyMEs se concentra toda actividad administrativa en dicha área, en organizaciones grandes esta se distribuye a cada área en particular.

La tarea de diseño de los sistemas administrativos es esencialmente prescriptiva; se trata de normalizar el comportamiento para asegurar el cumplimiento de los objetivos y políticas de la organización y limitar la discrecionalidad.^[5]

Estás actividades administrativas realizadas en distintos sectores o aplicadas a distintas actividades, pueden ser vistas como subsistemas, teniendo: subsistema de información gerencial, subsistema presupuestario, subsistema contable, subsistema de cobros, subsistema de pagos, subsistema de administración de venta, subsistema de administración de compras, subsistema de administración de producción, etcétera.

Por ejemplo, en el sistema de administración de compras: para requerir aprovisionamiento se implementan sistemas de alerta para iniciar la reposición a tiempo. El plan de compras establece un nivel mínimo de existencias a partir del cual almacenes emite la solicitud de compra (s.c.), que, una vez autorizada, se envía a compras para reponer los materiales que alcanzaron el punto de reposición. Cuando no existe ese punto mínimo, el sector consumidor (almacenes, producción u otro) elabora la s.c. según sus necesidades presupuestadas y, con la firma del responsable, la remite a compras. Una copia de la s. c. se archivará y registrará en el sector emisor (almacenes) como control de los materiales solicitados y pendientes de recepción. Al recibir la s. c. comprás busca proveedores registrando toda la información sobre estos en formularios o documentos prediseñados a tal fin, y emitirá un pedido de cotización (p. d.) que deberá contar con acuse de recibo del proveedor el cual se archivará como constancia de aceptación a presentar cotización por parte del proveedor. Luego de recibidas las cotizaciones compras evaluará y aceptará la cotización que cumpla con lo requisitos exigidos y emitirá una orden de compra (o. c.) que se remite al proveedor que deberá aceptarla en forma fehaciente, y otros procedimientos integrantes del sistema de compras.^[6]

Elementos de un sistema administrativo:

• Conjunto de personas ubicadas en niveles inferiores y medios dedicadas a captar, transmitir, procesar o conservar información.
• Conjunto de soportes donde se documentan datos e información de actividades o decisiones especificas, se transmiten y se conservan registradas en el tiempo junto a sus resultados. Estos soportes pueden ser formularios, registros o elementos similares de soporte informativo.
• Una red de canales por donde fluyen los soportes y que vinculan a las personas. Esta red ha sido diseñada previendo la creación de rutinas definidas para operaciones repetitivas que pueden considerarse típicas de la organización. Aquí no solo se definen las estaciones donde se procesarán los datos sino también las normas que se aplicarán a los mismos.^[7]

Los sistemas administrativos diseñados técnicamente poseen los siguientes atributos, oportunidad: que se ejecuten en el momento en que se necesitan; economicidad: insuman la menor cantidad de recursos; seguridad: que se desarrollen dentro de alto grado de seguridad, que sean preciso; utilidad: que produzcan la información necesaria para que los diversos niveles de la organización puedan actuar frente al curso que tomen los hechos económicos.

Cumpliendo con las condiciones de operación antedichas, estos sistemas diseñados técnicamente permiten: realizar las tareas dentro de los términos previstos, a un mínimo costo y con un margen aceptable de confiabilidad; disponer de una estructura de datos que posibilite la toma de decisiones efectivas inherentes a las tareas; asegurar, mediante el control del resultado de las operaciones, el cumplimiento de los objetivos fijados.^[8]

El procedimiento administrativo, o proceso de negocio, define qué tarea o tareas deben ser efectuadas, quiénes son los que deben ejecutarlas y cuándo deben hacerlo, atendiendo al orden sucesivo en que se presentan y al momento estipulado de su realización. De esta manera se constituye en el medio utilizado para ordenar las actividades de una organización, asegurándose su rápida y consistente ejecución. Se indican las tareas administrativas a realizar que posibilitan la ejecución de las tareas organizacionales y su control.^[9]

Los procedimientos están formados por tareas, y éstas son los trabajos que se ejecutan en un puesto, dentro de un procedimiento determinado, por ejemplo la tarea de control de existencias. Estas tareas a su vez contienen lo que se llama operaciones, que son las actividades administrativas requeridas para la realización de las tareas, por ejemplo la operación de llenar fichas de existencias de cada producto, estas operaciones son trabajos completos en sí mismos. Los procedimientos administrativos representan la manera de lograr en un mismo momento, acción y control.^[9]

Un procedimiento administrativo implica la definición de:

• Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada alternativa factible de ocurrencia de cada variable constitutiva de un circuito administrativo.
• Formularios a utilizar, especificando: emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribución de las copias, etcétera.
• Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, período de resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida, etcétera.
• Un esquema de control operativo y patrimonial.

En forma sintética, el procedimiento administrativo es una secuencia de pasos necesarios para la concreción de una operación, siendo la información la materia prima de la administración.^[10]

Por ejemplo, considerando el sistema administrativo de venta (que se dará en concomitancia con el proceso de venta) tenemos que, para atender al cliente, el vendedor necesita, primero, información acerca de la existencia del producto y de sus precios; después, del límite de crédito asignado y el saldo de la cuenta del cliente para que la operación sea aprobada. Cuando se entregue la mercadería, los datos del cliente y de lo entregado constarán en el remito a ser conformado; también la información sobre los precios vigentes servirá de base para la facturación, y con los datos obtenidos en la factura se efectuará el registro contable de la operación. Entonces, el flujo del trabajo es la base del sistema: lo que hay que hacer, es decir, las acciones físicas, en este ejemplo vender; que son seguidas en simultáneo por el flujo de información, ya que para que la ejecución de una operación se concrete, se requiere información y, a su vez, cada operación genera datos que capturados y sistematizados producirán información.^[8] Recordando a su vez, como se señaló en párrafos anteriores, que las operaciones administrativas constituyen un trabajo en sí mismo.

Un procedimiento administrativo se caracteriza por: no ser un sistema, el conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como sistema administrativo. No ser un método individual de trabajo, el método se refriere a cómo un empleado ejecuta una actividad en su trabajo. No ser una actividad específica, una actividad específica es la que realiza un empleado en su puesto laboral. Entonces, un procedimiento administrativo es una serie de actividades u operaciones ligadas entres sí por un conjunto de empleados, ya sea en un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos y secuencia de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, la aplicación de métodos de trabajo y control, para lograr eficientemente el logro de las operaciones.^[11]

Estos procedimientos se modelizan con diferentes diagramas, como ser, diagrama de flujo de datos, diagrama de bloques, diagrama de interdependencia sectorial, el cursograma o flujograma.

Para asegurar la correcta ejecución de tareas y toma de decisión se realiza control interno, que es el sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización y procurando obtener específicamente tres cosas: la eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información y la protección del patrimonio. Al establecer niveles de autoridad y definir el contenido de los cargos, se fija la autoridad, funciones, responsabilidad y alcance del control. Más concretamente, se realizan: separación de funciones, asignación de responsabilidad, niveles de autorización, documentación de traslados de bienes y valores, medidas de seguridad sobre bienes y valores, diseño de formularios y archivos, control numérico del uso de formularios, normas de seguridad informática, normas respecto del personal interviniente, puntos específicos de control y controles cruzados, registros contables y estadísticos.^[2]

Su objetivo es, evitar la comisión de errores y fraudes, y ganar confiabilidad en la operatoria administrativa. Es decir, no apunta en sí a detectar situaciones anómalas, sino a prevenirlas y evitarlas. Entonces, el sistema de control interno es preventivo y de ejecución continua no esporádica ni ajena a la organización, está indisolublemente unido al sistema de administrativo y contable, e incorporado a la estructura - procedimientos y al sistema de información. Esto implica eficacia en los procedimientos y controles, eficiencia operativa y seguridad en materia de información, evaluando la relación costo - beneficio que determinan la configuración y profundidad de los controles a realizar.^[12]

Destaca el concepto de control por oposición de intereses o control cruzado, que desagrega las funciones como las de decisión o autorización de las operaciones; las de custodia física de los bienes comprendidos en la operación y las de registro contable. Implica que un procedimiento no pueda ser ejecutado en su totalidad por un solo sector, sino que intervengan varios sectores de forma tal que se pueda llevar a cabo el control por oposición de intereses que no puede ocurrir si una sola persona o sector realiza la totalidad del procedimiento. Por ejemplo, quien registra no maneja dinero, quien maneja dinero no maneja bienes, etcétera.^[12][13]

El control interno no es sinónimo de auditoría, aun cuando la existencia de ésta es uno de los requerimientos de un sistema bien planificado. Las normas y reglas que hacen a la instauración del control interno regulan el funcionamiento administrativo diario, de forma tal que su simple cumplimiento por los miembros de la organización da como resultado una operatoria con un nivel adecuado de protección.^[14]

El control interno tiene los siguientes elementos: normas de procedimiento: los manuales de procedimiento especifican las rutinas administrativas que deben cumplirse dentro de la organización, siendo la fuente más importante de control interno. Manual de funciones: el control interno se logra distribuyendo funciones entre los sectores. El manual establece las responsabilidades de cada uno, y su simple cumplimiento permite alcanzar un nivel aceptable de control. Políticas e instrucciones operativas: son decisiones coyunturales emitidas por los niveles de dirección para situaciones particulares. A diferencia de los manuales, tienen vigencia limitada, aunque siempre deben respetar los principios generales de control interno. Sistema contable: sus principios y normas técnicas proporcionan una estructura sólida para el control interno. La partida doble, como mecanismo de registración, es la base que sustenta y apoya directamente el plan de control. Sistema presupuestario: al fijar metas por área, establece la base del control de mérito: cada sector debe responsabilizarse por sus ingresos y egresos. La inobservancia de límites presupuestarios suele revelar problemas que otros controles no detectan. Auditoría operativa: verifica que las operaciones cumplan las normas de procedimiento y evalúa su conveniencia según criterios de la dirección. No reemplaza al control interno, sino que actúa en forma muestral para asegurar que los sectores operativos no se aparten del plan organizacional.^[14]

Los formularios son el elementos básico donde se plasma el sistema de información de la organización, por ende son de fundamental importancia. Son la materialización de las comunicaciones tradicionales de la empresa de la tradición oral. En él se concreta la información formal producto de la comunicación interna y externa de la organización. Su diseño técnico implica un documento formalizado y sistematizado, para evitar duplicaciones y diferencias de criterios entre áreas del ente, con actualizaciones o revisiones periódicas adaptándose a los cambios del negocio y de los procedimientos.^[15]

Los formularios (comerciales, gubernamentales, etcétera) constituyen el instrumento de trabajo más utilizado en las organizaciones para llevar a cabo sus funciones administrativas y operacionales. Se convierten en documentos que forman parte de la información permanente, valiosa e importante para la organización y su funcionamiento.

La problemática que surge es la mala administración de formularios que puede resultar en la pérdida de esfuerzos y recursos, tanto humanos como económicos. Mucho del gasto innecesario de una institución es resultado del manejo inadecuado de formularios, afectando no solo la economía, sino también la toma de decisiones ágiles y acertadas. A pesar de su importancia, la mayoría de las organizaciones no cuentan con un programa de administración de formularios ni con el personal capacitado para producirlos de forma práctica y eficaz.^[16]

Los formularios pueden clasificarse según tres criterios principales:

• Según su presentación: de acuerdo a su presentación, los formularios se dividen en dos grandes grupos. Los formularios simples son documentos representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. Por su parte, los formularios compuestos poseen más de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales. Dentro de esta categoría se distinguen cuatro tipos: de bloques, talonarios, juego listo o snap out, y formas continuas.
• Según su uso: atendiendo a su uso, los formularios se clasifican en tres tipos. Los formularios para originar una acción son aquellos que inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo. Los formularios para registrar una acción tienen como finalidad guardar información que puede ser requerida posteriormente. Finalmente, los formularios para informar resultados son aquellos que muestran cifras o análisis de procesos.
• Según su elaboración: en función de su elaboración, se reconocen tres categorías. Los formularios manuales son aquellos que se llenan en forma totalmente manual. Los formularios semimecanizados se completan en parte manualmente y en parte a través de un elemento máquina. Por último, los formularios mecanizados son aquellos cuya elaboración es llevada a cabo totalmente por una computadora.^[17]

La gestión de formularios se refiere al proceso sistemático establecido para aumentar la productividad y minimizar costos y errores en la recopilación, tramitación y recobro de información en los formularios. En otras palabras, la administración, así como el control de formularios implica proveer conocimiento y establecer todo un sistema gerencial con estrategias, políticas administrativas, organización necesaria, procedimientos, etc. para el desarrollo práctico y efectivo del manejo de formularios a nivel de toda la institución optimizando el sistema administrativo de información.^[16]

El sistema administrativo procesa todos los datos captados produciendo salidas que se interpretan, tomándose decisiones basadas en esa información. Gran parte de la información interpretada es difundida dentro de la organización para su utilización por parte del personal. Otra parte de esa información interpretada se utiliza para confeccionar diversas comunicaciones e informaciones a agentes situados fuera de la organización.^[18]

Todo sistema administrativo depende de ese flujo de información, que se organiza bajo una entidad abstracta denominada sistema de información que es el medio por el cual los datos circulan de una persona o sección hacia otras, proporcionando servicio a todos los demás sistemas de la organización y enlazando a todos sus componentes, de manera tal que éstos trabajen con eficiencia para alcanzar sus objetivos.

Los sistemas de información son subsistemas del sistema administrativo, y su responsabilidad es la de hacer fluir por toda la organización la información necesaria para que cada componente pueda realizar sus actividades y tomar sus decisiones. Si no se tiene en claro esta relación jerárquica se puede llegar a interpretar que los sistemas de información son la “administración” de las organizaciones, especialmente por la estrecha vinculación entre información y las TIC, decantando en los sistemas informáticos, desde fines del siglo XX.^[19]Es decir, los sistemas de información procesan entradas de datos, transforman esos datos en información, generan salidas en forma de reportes e informes, y crean y mantiene archivos de datos de la organización; pero actúan bajo los lineamientos de los sistemas administrativos que a través de los procesos que los componen, determinan quienes generarán y usarán información, qué información y de que características se precisa para cada nivel de autoridad organizacional para la toma de decisiones y control, y qué información se genera y utiliza para la ejecución de los procesos operativos.^[20]

Siguiendo la pirámide organizacional se distinguen los siguientes sistemas de información empresarial: Sistemas de información verticales que informan a los distintos niveles jerárquicos de la organización: Sistema de procesamiento de transacciones (TPS), Sistemas de información gerencial (MIS), Sistemas de soporte a decisiones (DSS), Sistemas de información ejecutiva (EIS). Siguiendo las funciones horizontales de la organización, tenemos: Administración de Relaciones con el Cliente (CRM), Administración de la Cadena de Suministros (SCM), Administración de Recursos Humanos (HCM), Gestión de la Relaciones con los Proveedores (SRM), Información Financiera (FI), Administración de Recursos de Producción (MRP), etcétera; que proveen a todos los sistemas de información verticales antes mencionados. Actualmente el Planeamiento de Recursos Empresariales (ERP) agrupa a estos sistemas horizontales. Los software, como elemento del sistema informático, que ejecutan estos sistemas de información pueden ser: SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, etcétera.

Para que el sistema administrativo de información pueda cumplir su función, además del sistema informático, habrá que implementar el sistema o red de telecomunicaciones, que se combinarán en un sistema telemático.

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El sistema de información contable (SIC) forma parte del sistema de información de las organizaciones (que a su vez es parte del sistema administrativo) y tiene por finalidad reunir datos de naturaleza contable, procesarlos utilizando un proceso adecuado de procesamiento, crear y mantener archivos contables y producir información contable bajo distintas formas, para distintos usuarios.^[21]

La organización contable es el diseño del sistema de información conducente a la obtención de información económico-financiera de la unidad económica y la implantación y uso de modelos contables para la gestión empresarial. Como todo sistema define qué tipo de información se desea obtener (documentos de transacciones, informes, respuestas a consultas predefinidas, etcétera), para quién se elabora (usuarios internos –alta dirección, mandos intermedios, operarios– y/o externos–accionistas, acreedores, inversores potenciales, administración pública, etcétera–) y con qué fin.^[22]

Toda organización necesita dos tipos de sistemas de información: uno interno y otro externo. Dentro del sistema de información interno se encuentra el sistema de información contable, que genera información contable. A partir de esta información contable se obtienen los estados contables. Por su parte, los sistemas de información externos comprenden diversos sistemas de información del contexto, los cuales proporcionan informaciones que también pueden afectar en forma importante tanto a la información contable como a los estados contables.^[21]

La estructura y procedimientos administrativos establecen el marco dentro del cual la contabilidad puede operar de manera efectiva. Las estructuras y procedimientos definen roles, responsabilidades y flujos de información, determinando cómo se recopila, procesa y utiliza la información contable. En este sentido, la organización proporciona el contexto necesario para que la contabilidad cumpla su función de manera eficiente y relevante. Por otro lado, la información contable apoya la gestión organizacional y las decisiones estratégicas, explorando las tendencias futuras que podrían moldear esta relación; y también, la información contable alimenta los sistemas de control interno, facilita la evaluación del desempeño y puede servir como herramienta para la rendición de cuentas ante diversas partes interesadas, incluidos inversores, reguladores y la sociedad en su conjunto.^[23]

Para llevar una contabilidad ordenada, es necesario mantener un registro continuo y actualizado de toda la actividad económica y financiera de la empresa. Esto va más allá de simplemente anotar cada hecho que pueda impactar la situación financiera: es fundamental comprender el sentido y la finalidad de cada asiento contable registrado en los libros de la compañía. El uso de herramientas tecnológicas adecuadas también juega un papel clave, ya que permiten automatizar tareas rutinarias, minimizar errores y obtener informes al momento, lo que agiliza la toma de decisiones dentro de la organización. Por último, es obligatorio presentar ante el Registro Mercantil tanto el libro diario, donde constan todos los asientos del período, como las cuentas anuales, que incluyen los estados financieros y la memoria del ejercicio.^[24]

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Los indicadores de gestión son parámetros que permiten evaluar el éxito de las acciones llevadas a cabo por los líderes y empleados de una organización, con el fin de mejorar la toma de decisiones y la ejecución de operaciones, para elevar los niveles de eficiencia y eficacia. Su propósito es brindar a los miembros de la organización las herramientas necesarias para desarrollar su desempeño, evaluar la gestión y promover el aprendizaje continuo.^[25]

Como señalaba Deming, la medición constituye uno de los pilares básicos de la gestión: sin recolección de datos no es posible medir un proceso y, por ende, tampoco mejorarlo. En este sentido, implementar un conjunto de indicadores en una organización exige, como condición previa, conocer en profundidad los procesos que en ella se desarrollan. Un indicador es una característica precisa, visible y evaluable que permite mostrar los cambios y avances de un programa hacia el logro de resultados específicos.

En el ámbito de la evaluación del desempeño, los indicadores miden el rendimiento de los empleados en relación con los objetivos organizacionales. Un incremento en el índice de cumplimiento de metas refleja una alta eficacia y un alineamiento exitoso entre los esfuerzos individuales y los objetivos de la organización. Un buen rendimiento se asocia directamente con la correcta implementación de un sistema de indicadores que organice los elementos esenciales del negocio, tanto a corto como a largo plazo, garantizando una supervisión permanente de la situación.^[26]

Para diseñar indicadores efectivos, la clave está en seleccionar la variable que mejor caracterice los aspectos fundamentales del fenómeno o proceso que se evalúa. Los indicadores no representan objetivos en sí mismos, sino herramientas de seguimiento: deben ser lo suficientemente precisos para monitorear los aspectos más relevantes de la gestión y contribuir al posicionamiento competitivo de la organización en su entorno.^[25]

Los indicadores miden el comportamiento de ciertas variables respecto de otras a fin de evaluar la calidad del desempeño o detectar problemas. Pueden ser de distinto tipo, comparativos: por ejemplo índice de endeudamiento, compara el total de pasivos con el capital propio; evolutivos: evolución de la producción durante los últimos doce meses; combinados: evolución del índice de endeudamiento durante los últimos tres ejercicios.^[2]

Para que un indicador de gestión pueda apoyar eficazmente el logro de los objetivos organizacionales, debe reunir ciertas características esenciales:

• Simplicidad refiere a la capacidad de definir el evento que se desea medir sin incurrir en costos elevados de tiempo ni recursos. La adecuación implica que el indicador debe describir con completitud el fenómeno o efecto analizado, reflejando su magnitud real y mostrando la desviación respecto del nivel deseado.
• Validez en el tiempo señala que un indicador no debe diseñarse para una ocasión puntual y luego descartarse, ya que su propósito fundamental es observar la evolución de un fenómeno a lo largo del tiempo. Para ello, debe poder reproducirse en condiciones idénticas de manera periódica.
• Conocimiento por parte de los usuarios implica involucrar al personal desde la etapa de diseño del indicador, proveyéndole los recursos y la formación necesarios para su correcta ejecución. Esta participación es considerada el ingrediente fundamental para motivar al personal en torno a su cumplimiento.
• Utilidad positiva establece que el indicador nunca debe orientarse a la búsqueda de responsables para aplicar sanciones, sino a identificar las causas que llevaron a alcanzar un determinado valor y a trabajar en su mejora.
• Oportunidad que exige que los datos sean recolectados en el momento adecuado y que la información sea analizada con la rapidez suficiente para poder actuar sobre ella de manera efectiva.^[27]

Los manuales son un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales éstas son cumplidas. Son una herramienta que posee la organización para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.^[19]La presentación de elementos aislados o en partes, ya sea procedimientos, políticas, temas estructurales, etcétera, no permite conocer de manera integral la operación de la empresa, su jerarquía, niveles de responsabilidad - autoridad - control, afecta la calidad de los servicios prestados ya que dificulta identificar problemas administrativos en la labor diaria, dado esto surge la necesidad de agrupar estos documento por temas en manuales.^[28]

Los manuales de procedimientos y normas son uno de los tipos de manuales existentes, junto con manuales de organización, de políticas, de usos múltiples, etcétera. Estos manuales de procedimientos contienen el detalle de las operaciones que integran los procedimientos administrativos, la secuencia de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización para la ejecución de los procedimientos. Los manuales de organización describen la organización formal, mencionan para cada puesto de trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad, responsabilidad. Los manuales de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.^[19]

Partes componentes de un manual:

Los manuales tienen las siguientes secciones, contenido: aquí se enuncian las partes o secciones que contiene el manual; índice: temático o alfabético; introducción: se explica el propósito del manual y comentarios de interés; instrucciones de uso: cómo realizar búsquedas, cómo se enlazan los proceso, cómo se actualizan; cuerpo principal: contiene todos los procedimientos y normas; anexos o apéndice: donde se incluyen gráficos, estadísticas, definiciones de la terminología usada y otros elementos sobre lo registrado.^[19]