Optimisation des processus administratifs
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En pratique : Quelles sources sont attendues ? Comment ajouter mes sources ?L'optimisation des processus administratifs[1] consiste en l'élaboration d'une stratégie pour concevoir une solution à un problème de performance dans les entreprises de service ou au sein de l'appareil administratif d'une entreprise œuvrant dans tout domaine. Le but à atteindre est l'efficience du processus. Cette approche requiert une remise en question des processus existants et une utilisation efficace des technologies de l'information et de la communication.
Les entreprises sont dotées de ressources humaines compétentes (employés), des ressources qui savent comment bien accomplir leurs tâches. Le fonctionnement adéquat de l'appareil bureaucratique (département, règle, norme...) d'une entreprise n'est pas nécessairement lié à la compétence de chacun des individus. La lourdeur de certaines administrations provient de la non réévaluation de ses processus. L'individu est détaché de l'entreprise (personne morale) et laisse le soin à cette dernière de faire en sorte que de le tout s'améliore sans remise en question. Cette dichotomie entre le but réelle des employés et le but d'une organisation est observable plus l'organisation prend de l'expansion.
L’optimisation des processus administratifs permet de se dégager de cette lourdeur administrative, de prendre du recul pour voir le processus d'une manière différente. L’un de ses mantras est le principe KISS (Keep it Simple, Stupid - Garde çà simple, idiot!), il faut ramener le problème à une solution simple.
Voici quelques exemples d'optimisation des processus administratifs :
- améliorer les façons de faire dans les tâches quotidiennes
- travailler plus efficacement en utilisant différents outils bureautiques (ex : utiliser Excel à son plein potentiel)
- réduire l'entrée manuelle de données
- gérer les documents papiers de façon électronique
- accélérer certains processus (ex. : gérer efficacement la réception d'une facture jusqu'au paiement)
- réduire l'insatisfaction de la clientèle
- réduire le temps perdu
- augmenter la qualité et la productivité du travail accompli
