Plan de préservation numérique
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Le plan de préservation numérique est un procédé concernant la conservation et la préservation à long terme de données et de métadonnées numériques. L’établissement d’un tel plan sert principalement à établir la pérennité des données en plus d'évaluer la fiabilité des techniques et des outils de conservation d'une collection virtuelle. Le maintien de l’accès aux données dans leur forme originale est certainement le point fondamental d’un plan de préservation numérique en raison de l’évolution constante des technologies. Le matériel informatique ainsi que les logiciels devenant rapidement obsolètes, il est important de prendre en compte, non seulement la préservation des données, mais également la préservation de leurs supports[1].
Selon le projet Planets, dans son rapport intitulé « Preservation Plan Template » publié en 2008, un plan de préservation numérique consiste en « une série d'actions qui se doit d'être menée par une institution responsable d'objets numériques à la suite d'une reconnaissance de risques pouvant menacer sa collection. Le Plan de Préservation prend en compte les politiques de préservation, les obligations légales, les contraintes techniques et organisationnelles, les besoins des utilisateurs, les objectifs de préservation, le contexte de préservation, l'évaluation des stratégies de préservation et ses résultats, incluant aussi le processus décisionnel logique. Cela précise également chaque action, accompagnée de responsabilités, de règles et des conditions pour leur exécution sur la collection (appelé plan d'action de préservation). Dans le cas où ces actions, leur déploiement, ainsi que leur environnement technique le permettent, le plan d'action se doit d'être exécuté de manière continue »[2],[3].
Le plan de préservation se doit alors d'inclure ces éléments[4] :
- Une identification.
- Le statut du plan (actif, en attente, etc.), et ce qui enclencherait un changement de statut.
- Une description des paramètres institutionnels.
- Une description de la collection.
- Les exigences requises pour opérer la préservation (budget, contraintes techniques, etc.).
- Les coûts de l'application du plan.
- Les rôles et les responsabilités des membres responsables du plan.
- Le plan d'action de la préservation (de manière à préciser le « quand » et le « quoi », plus largement définit dans le projet Planets).
La menace de l’obsolescence
La fragilité des objets numériques réside dans le fait que leurs environnements sont en constante évolution, ce qui pose problème dans certaines activités de préservation, par exemple, dans le cas d'une migration des données. Bien que de nombreux outils existent pour convertir le format d’un objet, il est toujours possible que ses agencements initiaux s’en trouvent modifiés, par exemple, par une disparition de notes de bas de page ou d’hyperliens. Il est également possible de recréer l’environnement original d’un objet par émulation. Cependant, ce procédé reste limité puisqu'il est difficile de l’étendre à une grande quantité d’objets numériques. De plus, il se trouve que « tout comme lors d'une migration, certaines spécificités d’un objet peuvent être perdues en raison d’une émulation incorrecte ou incomplète, de même que par l’impossibilité de recréer certains aspects de l’objet par émulation »[4],[5].
Le défi réside donc non seulement dans la conservation des données, mais également dans le maintien de l'accès à ces données de manière à ne pas en altérer le contenu. La conservation de l'authenticité des objets est ainsi un enjeu crucial dans l'élaboration d'un plan de préservation numérique. C'est pourquoi bien documenter les démarches de préservation est essentielle. La transparence permet alors d'assurer la fiabilité du contenu des collections numériques[6].
