属人化

属人化が進行する原因には、コミュニケーション不足や情報の非公開やがあげられる。情報が特定の個人に集中し、他の要員がそれらの情報を活用できない状況が生じることで、属人化が進行する。コミュニケーション不足も同様である。人手不足も大きな要因となる。また、「自分だけがその業務が行うことができる」という職務上の地位やメンツを守ろうとする社員によって属人化が惹起される場合もあるが、こうしたケースではほとんど、実際はさほど専門性のある業務でないことが多く、それなりの知識を持った別の社員が代替することで一気に解消されることもある^[1]。リモートワークも要因となりうる^[2]。

属人化の解消方法として最も有効な手段は、マニュアル化や業務の標準化である。その前提として組織やチームにおいて情報共有を大切にする文化が醸成されていることが重要である。個人がもつ知識やスキル、言い換えると「暗黙知」を「形式知」として共有し、組織全体でより高いレベルの知識を産出すことをナレッジマネジメントと呼び、組織の俗人化防止では必要である^[3]。業務時間内にドキュメント作成の時間を十分に確保できるような業務の割り当てが必要である。 また、既成事実や決定事項だけを文書化するだけではなく、その背景をも合わせて共有することで、社員はその事柄の重要性と理由を知ることが可能になる。これらにより、業務の知識や手順を共有し、誰でも同じ品質の業務の実行が可能となる。さらに業務の標準化により、業務プロセスの明確化がなされ、効率的な業務遂行が可能となる。その他、スキルの共有及び教育・研修などにより、複数人が同様の業務の遂行が可能となる。結果的に、個人の能力や経験に依存しない組織やチームの形成の形成が促され、業務の継続性が担保される^[1]。

ただし、真に専門性が高度な業務の場合、複数社員への教育コストが問題となり、特定の技術や知見を持つ人しかできない業務を維持することがかえって経営的に効率的な状況もありえる。この場合、もしその担当者が退職する場合には、同様のスキルを持つ人を雇用することが解決策の一つとなる^[1][2]。

1. 1 2 3 4 5 “属人化”. weblio. 2025年3月26日閲覧。
2. 1 2 3 4 5 “業務の属人化とは？原因や解消方法、成功事例を紹介”. ITトレンド. 2025年3月26日閲覧。
3. 1 2 3 “どうすれば上がる？事務仕事の生産性 第3回 業務の属人化を防ぐ”. 日立システムズ. 2025年3月26日閲覧。