Gestion intégrée des documents

Un système de GID est un semble organisé et structuré d'éléments interalliés, en interactions qui évoluent dans le temps. Ses composantes incluent un environnement dans lequel se déroulent les opérations de traitement des intrants ainsi qu'un ou des intrants spécifiques à traiter pour obtenir un résultat escompté. La mise en oeuvre de la GID nécessite un séquence prédéfinie présentant l'ordre des opérations de traitement et des ressources variées, aussi bien humaines, financières, matérielles (physiques) et informationnelles (connaissances et savoir-faire). L'ensemble du processus aboutit à un ou des extraits (le résultat obtenu) et possède une fonction qui est son intégration dans un semble de donné.

La GID est un système dont les intrants sont les documents produits ou reçus par l'organisation. Le traitement de ces documents doit se faire selon une séquence prédéterminée : identification, classification, enregistrement, description, classement, contrôle de la circulation, classement, transfert au semi-actif, versement dans les archives ou élimination. Ces étapes de traitement auront comme résultat, ou extrant, le partage de l'ensemble documentaire en unités actives, semi-actives, essentielles, et archivées. Toutes ces opérations se font dans un environnement précis : les unités administratives, le local d’entreposage des documents semi-actifs, la voûte, le local de conservation des documents d'archives, le centre de documentation... Elles sont effectuées par l’ensemble des ressources humaines de l’organisation : personnel de secrétariat, d’encadrement, professionnel, technique qui se facilite la tâche en consultant les manuels de procédures et en utilisant les ressources financières, le matériel et l'équipement disponible.

Système pérenne - La pérennité du système de GID, c’est-à-dire sa capacité de se maintenir dans le temps, doit être assurée, peu importe les événements qui peuvent affecter l’organisation : mouvements des ressources humaines, réorganisations administratives, changements technologiques, sinistres, transformation de la mission, croissance…

Système de gestion - La GID est un système de gestion au même titre que les autres systèmes d’une organisation : systèmes de gestion des ressources humaines, de gestion de la paie, de gestion des communications… Les fonctions de gestion que sont la planification, l’organisation, l’administration, le contrôle et l’évaluation ont pour équivalent la conception, le développement, le déploiement et la maintenance des composantes du système de GID.

Composantes - Un système de GID est composé de documents normatifs (politiques, normes, directives, procédures…) pour encadrer les processus, de plans de classification (ou plan de classement) pour structurer l’information, d’un calendrier de conservation pour la gestion du cycle de vie des documents et de solutions logicielles pour enregistrer et repérer les unités documentaires et automatiser les processus.

Composantes intégrées - Pour qu’un système de GID soit efficace, ses composantes doivent être intégrées. Par exemple, pour la gestion des documents administratifs, les règles du calendrier de conservation doivent être reliées aux rubriques du plan de classification et ces deux outils de gestion documentaire doivent être intégrés au logiciel de GID. Le système doit constituer un guichet unique pour la gestion intégrée des documents administratifs actifs et semi-actifs, des documents d’archives de conservation permanente, de la documentation de référence et des autres informations portées par un support. Il doit prendre en charge la gestion des documents en format papier et technologiques.

Donner accès - Il s’agit ici de la raison d’être, de la fonction principale d’un système de GID : donner accès à la mémoire organisationnelle afin d’assurer la continuité des activités reliées aux domaines d’affaires et à celles de la gestion interne de l’organisation.

Personnes accréditées - Tout système de GID doit être doté de règles logiques et physiques d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels ainsi que des informations sensibles et confidentielles.

Information portée par un support - La GID est un système de gestion de documents tel que défini dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information du Québec : textes, sons ou images ou une combinaison de ceux-ci portés par tout type de support.

Information pertinente - Dans un système de GID, les documents ont une valeur administrative, financière, juridique, archivistique, historique, patrimoniale, documentaire ou informative. Pour assurer l’accès aux seuls documents pertinents, le système doit permettre l’identification, l’inventaire et l’accessibilité de l’information utile et la destruction planifiée et autorisée de toutes les unités documentaires devenues obsolètes dont l’organisation doit se départir.

Information qui documente - L’information qu’une organisation crée, reçoit ou acquiert au quotidien sert à documenter les activités passées et en cours qui découlent de l’accomplissement de sa mission (la livraison des produits et des services à des clients ou à des citoyens) ou de la réalisation de ses activités administratives en soutien à la mission.

Activités - Dans une organisation, les activités réalisées sont génératrices de documents créés, reçus ou expédiés : c’est sur la base de ces activités que sont constitués les dossiers et c’est en relation avec elles qu’est acquise la documentation de référence.

Organisation - Bien qu’il y ait de nombreux points communs entre toutes les organisations et, en particulier, entre celles d’un même secteur d’activité, chaque système de GID possède des caractéristiques spécifiques qui en font un système organisationnel qui doit répondre aux besoins propres à chaque organisme.

Le concept de la gestion intégrée des documents (GID) est plus global que celui de la gestion électronique de documents (GED, aussi nommée GEID ou GEIDE) que l’Office québécois de la langue française définit comme étant la « gestion, par des moyens informatiques, du cycle de vie complet d'un document électronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manière à optimiser l'accès à ce document, à l'information qu'il contient et à l'information qui le concerne »^[1].

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Le système de GID fait partie des systèmes ou processus qui constituent le cœur de tous les processus d’affaires d’une organisation.

Par exemple, dans une séquence logique, le processus d’achat de matériel ou d’équipement qui peut être composé des phases caractéristiques de la façon dont l’organisation effectue un achat : évaluation des besoins, recherche de fournisseurs et d'informations sur les produits susceptibles de satisfaire le besoin, définition, si nécessaire, des critères d'évaluation du produit, évaluation des produits en fonction des critères retenus, choix et décision d'achat, émission du bon de commande, confirmation de la réception, demande de paiement du fournisseur.

Le déroulement de ce processus exige la recherche et la consultation d’information existante, la collecte et la réception d’information inexistante dans l’organisation ainsi que la création et l’expédition de nouvelles informations qui pourront être utilisées par un autre processus d’affaires (par exemple celui du paiement des comptes fournisseurs) ou pour un autre processus d’achat de produit.

Les décisions dans l’accomplissement d’un processus d’affaires peuvent reposer sur trois éléments :

• l’intuition de la personne qui intervient dans le cours du processus;
• sa mémoire personnelle (ses connaissances ou l’information personnelle qu’elle possède) et, jusqu’à un certain point, son expertise, ou;
• la mémoire organisationnelle que sont les documents, les dossiers et la documentation de référence existants.

Du point de vue de l’organisation, les deux premiers éléments la placent en situation de fragilité : l’intuition et la mémoire individuelle peuvent faire défaut d’autant plus que les mouvements de ressources humaines peuvent avoir comme résultat la difficulté de récupérer l’information voire le risque de perte d’information précieuse. Seule la mémoire organisationnelle consignée sur un support, structurée, enregistrée, repérable et épurée de façon planifiée de ses éléments obsolètes peut garantir le déroulement harmonieux d’un processus d’affaires et l’atteinte des résultats attendus.

Le système de GID s’insère donc dans ce que l’on pourrait appeler la chaîne INFORMATION – DÉCISION – ACTION.

Information – Pour prendre une décision éclairée, il est impératif de consulter l’information que possède déjà l’organisation sous forme de documents, de dossiers ou de documentation de référence et, au besoin, de rechercher, recueillir des informations supplémentaires ou plus à jour pour mettre à niveau la mémoire organisationnelle actuelle afin de compléter les dossiers ou la documentation de référence existants. Les composantes du système de GID y jouent un rôle stratégique d’interface entre les décisions à prendre et l’information requise, ainsi que de régulateur de la masse documentaire utile par l’application de règles de conservation et d’élimination.

Décision – Elle peut être prise, une fois documentée.

Action – Toute décision appelle normalement une action sur un objet : commande (action) du produit XYZ (objet). Les traces de cette action sont consignées dans un ou des documents produits, reçus ou expédiés. Les nouveaux documents viennent alors compléter les dossiers existants.

Ce paradigme de boucle sans fin s’applique à tous les processus d’affaires d’une organisation tant que celle-ci est en activité. Le système de GID doit évoluer au rythme de l’organisation : sa fiabilité, son intégrité et son exploitabilité doivent être assurées et transcender la mouvance incontournable du personnel.

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Pour réaliser leurs activités de gestion interne et de leurs domaines d’affaires en lien avec leurs missions, les organisations ont généralement développé ou acquis des systèmes informatiques dont les bases de données permettent de stocker des informations organisationnelles ou sectorielles et de produire, au besoin, des documents en format papier ou technologiques.

Pour leur gestion interne, la très grande majorité des organisations utilisent des systèmes informatisés de comptabilité ou de gestion des ressources financières. Certaines ont automatisé les relations avec leurs fournisseurs et une partie de la gestion de leurs ressources humaines. Elles peuvent aussi compter sur des bases de données de contacts avec leurs clients ou leurs citoyens, d’inventaire de leurs ressources matérielles, de suivi des projets…

Pour la gestion des domaines d’affaires propres à chacune des organisations, il existe également des systèmes informatiques propres à certaines activités qui découlent de leur mission. Un établissement de santé, par exemple, utilisera, entre autres, un système de gestion des dossiers des usagers. Une maison d’enseignement, un système de gestion des dossiers des élèves. Un tribunal administratif, un système de gestion des audiences. Une entreprise manufacturière, un système de gestion de la production…

Tous ces systèmes ne permettent de prendre en charge qu’une certaine portion de l’ensemble des documents produits ou reçus, des dossiers et de la documentation de référence qui peut varier d’une organisation à une autre. Tout comme le système de GID ne peut non plus assurer la gestion de la totalité de l’information portée par un support dans une organisation.

On pourrait illustrer cette réalité au moyen de la métaphore du fromage gruyère dans lequel les trous sont les différents systèmes informatiques d’un organisme (leur nombre variant selon chaque organisation) alors que la matière correspondant au fromage est celle qui doit être prise en charge par le système de GID. Celui-ci doit toutefois recenser et localiser tous les autres systèmes existants et documenter la gestion du cycle de vie des informations qui y sont stockées. Si ces applications logicielles spécifiques produisent des documents en format papier ou technologiques, résultats du traitement des données que l’application logicielle ne conserve pas, ceux-ci deviennent des objets de gestion du système de GID.

Le système de GID d’une organisation dans ses composantes « plan de classification » et « calendrier de conservation » se doit d’être unique à l’échelle de l’organisation. Cependant l’application logicielle de GID peut, selon la taille, les politiques et la culture organisationnelle et en fonction des besoins réels d’accès à l’ensemble ou à une partie de l’information de l’organisme, être fractionnée en sous-ensembles. On pourrait imaginer la mise en place de multibases documentaires accessibles à des groupes limités d’utilisateurs avec la possibilité d’une gestion et d’un contrôle centralisés sur le respect des orientations organisationnelles de gestion documentaire.