11～13桁のお問い合わせ番号を携帯電話・パソコン等に入力することで、当該郵便物等の途中経過や配達状況がリアルタイムで確認できる[1]。ただし、簡易書留（引受けと配達のみ）と一般書留（中継局も記録）のように、細かさや精度は利用するサービスによって差異がある[2]。国際郵便については、相手国の郵便制度にも左右される[3]。
お問い合わせ番号は、下記の箇所に記載されている。
- 追跡番号バーコード
- 送り状伝票・ご依頼主様保管用シール[4]
- 書留等の受領証[2]
- 受取人不在時に投函されるご不在連絡票
なお、海外の郵便事業（USPS等）による日本国内宛ての郵便物も追跡が可能な場合がある。
追跡を行える期間は、郵便物等の取扱日から約100日間（国際郵便は約12か月間）となっている[5]。
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